Jakarta -
Tools kepintaran buatan alias AI seperti ChatGPT, Claude, dan Gemini dapat membantu kalian dalam mengelola data, tim, dan dalam proses pengambilan keputusan.
Penggunaan AI bakal memudahkan para pemimpin mendapatkan insight nan lebih sigap dan akurat, nan bakal membantu beradaptasi dengan tren nan sigap berubah dan mengoptimalkan keahlian tim.
Berikut adalah 10 contekan memanfaatkan AI dalam pekerjaan sehari-hari untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan keahlian bisnis, dari menjawab pertanyaan susah pemimpin hingga membikin laporan spesifik, dikutip dari RevoU for Business.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
1. Menjawab Pertanyaan Sulit dari Atasan
Sebagai pemimpin, pasti sering dihadapkan pada pertanyaan nan memerlukan jawaban cepat, tepat, dan berbasis data. AI dapat membantumu memberikan jawaban nan lebih perincian dan relevan dengan efisien.
Ini sangat berfaedah ketika Anda kudu memberikan laporan kinerja, menjelaskan strategi bisnis, alias memberi rekomendasi nan didasarkan pada info nan kompleks.
Caranya:
● Salin pertanyaan/respons pemimpin ke tools AI
● Berikan konteks kepada AI tentang siapa kamu, peran kamu, dan situasi/masalah nan dihadapi. Semakin jelas konteksnya, semakin baik jawaban nan diberikan AI
● Minta AI memberikan beberapa saran langkah terbaik dalam menjawab pertanyaan/respon atasan. AI dapat memberikanmu beberapa pengganti jawaban berbasis info nan dapat Anda pilih alias sesuaikan.
Misalnya pemimpin bertanya "Kenapa project A terlambat? Apa nan menghalang tim dan gimana kita bisa mempercepat prosesnya?"
Contoh Prompt:
Act as a Head of Project Management in a tech company managing Project A, which is delayed due to coordination issues, technical barriers during testing, and resource limitations. Your task is to explain the delay causes to your superior and suggest data-driven, practical solutions to accelerate project completion.
Give me 3 alternative responses to the following question by my manager: "Kenapa project A terlambat? Apa nan menghalang tim dan gimana kita bisa mempercepat prosesnya?"
2. Membantu Review dan Optimalkan Strategi Tim
Pemimpin perlu menyesuaikan strategi upaya dalam tim berasas perubahan pasar dan info nan terus berkembang. Hal ini semakin krusial ketika suatu project tidak melangkah sesuai dengan timeline nan telah ditentukan.
Menggunakan AI untuk menganalisis situasi saat ini secara sigap dan mendalam dapat membantumu memahami tren dan perilaku pasar, serta memberikan rekomendasi nan jelas tentang langkah-langkah nan perlu diambil.
Caranya:
● Masukkan info tentang project, timeline, dan situasi saat ini ke dalam tools AI. Mulai dengan memberikan info project, timeline nan sudah disusun, dan situasi seperti ada halangan dalam eksekusi, koordinasi, dan lain-lain
● Minta AI berkedudukan sebagai business consultant nan punya pengalaman dalam melakukan role nan sama dengan kamu
● Minta AI untuk memberikan rekomendasi nan perlu dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut dan memecahnya menjadi langkah-langkah nan lebih rinci dan dapat dilakukan.
Contoh Prompt:
Act as an experienced business consultant specializing in helping Education companies optimize marketing strategies. The company is launching a new product, but the campaign has faced challenges, including overspending on paid ads, low social media engagement, and delays in marketing material delivery for 7 days.
I have attached the project brief, timeline, and current project status in PDF.
Provide detailed steps to get the campaign back on track, with actionable recommendations to maximize the marketing budget and increase engagement on social media platforms.
Di banyak perusahaan, performance review adalah bagian krusial dari pengelolaan tim dan pengembangan individu. Sebagai pemimpin, pasti perlu memastikan feedback nan diberikan bisa diterima dengan baik dan membangun (berbasis Radical Candor).
Di sinilah AI dapat membantu menulis performance review nan lebih efektif dan objektif, baik untuk review downward (untuk bawahan), upward (untuk atasan), dan peers (rekan), nan semuanya memerlukan pendekatan nan berbeda.
Caranya:
● Kumpulkan info mengenai keahlian tim, seperti project metrics alias hasil kerja individu
● Minta AI untuk menganalisis info tersebut dan memberikan insight tentang poin-poin nan perlu dihighlight dalam performance review. Misalnya, ada area nan perlu
dikembangkan alias pencapaian nan perlu diapresiasi
● Salin tulisan performance reviewmu dan minta AI untuk memberikan rekomendasi, seperti dalam struktur, bahasa, alias pemberian feedback agar lebih konstruktif dan objektif.
Contoh Prompt:
Act as a performance review expert. Based on the feedback provided, suggest a more constructive and motivating way to deliver the performance review for my team member.
The review highlights strong dedication in product design, but also points out delays in testing and launch due to time management issues.
Here is my current draft of performance review: [attach current draft] Please revise the feedback to emphasize achievements and areas for improvement clearly, without being overly critical. Ensure the suggestions are data-driven, solution-oriented, and focus on future improvements, motivating the team member to enhance their performance moving forward.
4. Membuat Project Brief
Ketika Anda mempunyai project baru, membikin project brief nan komprehensif sering kali menyantap waktu. Sebagai pemimpin, Anda perlu memastikan bahwa setiap komponen krusial (tujuan, strategi, hingga timeline), tercover dengan baik agar tim bisa segera bergerak dengan jelas dan terfokus.
Dengan menggunakan AI, Anda bisa mempercepat pembuatan project brief sekaligus memastikan bahwa semua aspek krusial telah dipertimbangkan dengan baik. Brief ini bisa langsung digunakan untuk align dengan manajer dan personil tim.
Caranya:
● Berikan konteks kepada AI tentang tujuan project, tujuan upaya nan mau dicapai, serta tantangan nan mungkin ada dalam project tersebut
● Minta AI untuk membreakdown project menjadi initial project brief nan mencakup elemen-elemen penting, seperti tujuan, strategi, timeline, dan siapa nan bertanggung jawab di setiap tahap
● Sesuaikan brief dengan info tambahan nan relevan, dan distribusikan ke tim untuk implementasi.
Contoh Prompt:
Act as an expert in project management and product launches. I have a project to acquire 10,000 customers in the first 6 months using our new product.
Based on the context provided, create a comprehensive project brief for a new product launch, including:
● Project goals (e.g., sasaran 10,000 customers in the first 6 months)
● Strategies to achieve these goals, considering limited resources and cross-department collaboration (marketing, design, tech)
● Timeline with key milestones
● Responsibility breakdown for each department (marketing, design, product development)
● Key risks and mitigation strategies.
Make sure the brief is ready for alignment with managers and team members. Let me know if there are some context you need me to elaborate on.
5. Mendapatkan Insight dari Data Tim dengan Cepat
Pasti kalian sering mendapatkan beragam info dari tim nan berbeda, dengan format nan beragam. Memproses info ini secara manual bisa menyantap waktu dan mengurangi efisiensi pengambilan keputusan.
Kamu dapat memanfaatkan AI untuk membantu memproses info besar dari beragam sumber dan memberikan insight nan relevan secara real-time, agar dapat mengambil keputusan lebih cepat, berbasis data, dan lebih strategis.
Caranya:
● Kumpulkan info dari beragam tim terkait. Pastikan info tersebut sudah dalam format nan bisa diolah lebih lanjut oleh AI (misalnya dalam spreadsheet, PDF, docs)
● Gunakan AI untuk memproses info dan memberikan info data-data apa nan krusial dan insight dari info nan ada
● Berdasarkan info tersebut, minta AI untuk memberikan insight nan dapat langsung diterapkan.
Contoh Prompt:
Act as a marketing info analyst. Given the performance reports from paid ads, social media metrics, and customer feedback surveys, analyze the info to identify key insights. Focus on the most relevant metrics to understand campaign performance.
Based on this analysis, provide actionable recommendations to improve the campaign next month, including adjustments for paid ads, social media strategies, and customer feedback management.
6. Membuat Framework untuk Sesi 1-on-1 dengan Tim
Pemimpin sering melakukan sesi 1-on-1 untuk mengevaluasi keahlian perseorangan alias mendiskusikan project. Namun, untuk memastikan bahwa setiap sesi tersebut produktif dan memberikan nilai bagi kedua pihak, krusial bagi pemimpin untuk mempunyai framework nan jelas dan terstruktur.
AI dapat membantu dalam membikin framework ini dengan lebih efisien, serta memastikan sesi 1-on-1 tidak hanya berfokus pada pertimbangan kinerja, tetapi juga memberikan solusi atas masalah nan ada dan menyesuaikan pengembangan karir tim dengan tujuan perusahaan.
Caranya:
● Berikan info ke AI tentang tantangan nan dihadapi personil tim. Misalnya, dalam penyelesaian tugas, kesulitan dalam bekerja dengan tim lain, alias pengelolaan waktu
● Minta AI untuk menyusun framework sesi 1-on-1 nan mencakup pertanyaan spesifik untuk menggali akar persoalan dan solusi nan potensial, nan dapat membantu pemimpin dan personil tim untuk mencapai kesepakatan tentang apa nan kudu diperbaiki.
Contoh Prompt:
Act as a leadership coach. Based on the context of a 1-on-1 session with a team member struggling with time management, technical obstacles, and communication issues, create a structured framework for the session, including:
● Specific questions to explore the team member's challenges in more depth
● Questions to identify root causes of time management issues, technical barriers, and communication struggles
● Actionable recommendations to address these problems, along with strategies to align their career development with team and company goals
Ensure the framework is structured for an effective and productive session.
7. Mengubah Catatan Rapat Menjadi Actionable Task
Rapat sering kali menghasilkan beragam buahpikiran dan obrolan nan bermanfaat, tetapi terkadang susah untuk mengkonversinya menjadi tindakan nan jelas dan terorganisir. Pemimpin kudu memastikan bahwa setiap keputusan dan buahpikiran nan dibahas dalam rapat dapat diubah menjadi langkah konkret nan bisa diimplementasikan oleh tim.
Dengan support AI, Anda dapat mengonversi catatan rapat menjadi daftar tugas nan jelas, terorganisir, dan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat.
Caranya:
● Salin alias unggah catatan rapat nan telah dibuat (bisa berupa teks, transkrip, alias notulen) ke tools AI.
● Gunakan AI untuk mengambil poin-poin krusial dan mengonversinya menjadi daftar tugas nan dapat dilaksanakan.
● Minta AI untuk mengkategorikan tugas berasas urgensi dan pentingnya tugas tersebut, serta minta untuk menyarankan timeline dan hal-hal nan diperlukan untuk mengimplementasikannya
● Tentukan tenggat waktu dan siapa nan bertanggung jawab untuk setiap tugas.
Contoh Prompt:
Act as a project manager assistant. Based on the meeting notes I attached, create a clear, actionable task list categorized by priority (urgent vs important).
For each task, include:
● Timeline and resources needed
● Assigned team member responsible for the task
● Deadline for completion.
Ensure the tasks are organized and ready for immediate implementation by the team.
8. Menyelesaikan Permasalahan Dinamika Tim
Di setiap tim, pasti ada kalanya terjadi gesekan antara personil tim. Sebagai pemimpin, mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dinamika tim sangat krusial untuk menjaga produktivitas dan kesejahteraan tim.
AI dapat dimanfaatkan sebagai konsultan nan membantu menganalisis situasi dengan objektif dan memberikan rekomendasi solusi berbasis beragam framework manajemen nan sudah terbukti efektif.
Caranya:
● Berikan konteks kepada AI tentang situasi spesifik dan hubungan nan terjadi antara personil tim. Misalnya, kesulitan komunikasi, ketegangan dalam pengambilan keputusan, alias ketidaksepakatan dalam penyelesaian tugas. Kamu bisa mendeskripsikan situasi tanpa menyebut nama personil tim tertentu
● Minta AI untuk menganalisis akar masalah dan sarankan solusi praktis berasas beragam management framework (misalnya, GRIP Model, Lencioni's framework, dan lain-lain).
Contoh Prompt:
Act as a team dynamics consultant. Currently, there is a tension between two team members in marketing department because of the miscommunication during the year-end project.
Based on the given situation, use a relevant management framework (e.g., GRIP Model, Lencioni's Team Dysfunction Model) to:
● Analyze the root cause of the tension
● Provide practical solutions to resolve the conflict and improve collaboration
● Focus on strategies to manage differing opinions and enhance communication without escalating tension.
Ensure the solutions help foster a more cohesive and productive team dynamic.
9. Membuat Stakeholder Management Plans
Setiap project pasti melibatkan beragam stakeholders nan mempunyai kebutuhan, ekspektasi, dan kekhawatiran nan berbeda. Maka dari itu, krusial untuk mempunyai rencana manajemen stakeholder nan jelas.
Dengan menggunakan AI, pemimpin dapat lebih mudah memetakan stakeholder persona, memahami pertimbangan mereka, dan menyusun strategi komunikasi nan lebih efektif untuk setiap golongan stakeholder.
Caranya:
● Kumpulkan info tentang stakeholder nan terlibat dalam project, seperti role, tujuan mereka dalam project, kekhawatiran, dan lain-lain
● Masukkan info nan sudah terkumpul ke dalam tools AI dan minta AI untuk memetakan stakeholder personas berasas karakter nan ada
● Minta AI untuk menganalisis potensi kekhawatiran stakeholders dan menyusun strategi komunikasi nan disesuaikan untuk masing-masing golongan stakeholder.
Contoh Prompt:
Act as a stakeholder management expert. I have attached all the stakeholder profiles needed and project details. Based on the context attached, create a stakeholder management plan that includes:
● Identification and mapping of stakeholder personas, based on their roles and concerns (e.g., management, technical team, finance)
● Analysis of potential concerns or resistance from each stakeholder group
● Tailored communication strategies for each group, emphasizing relevant information
● Mitigation recommendations to address potential obstacles or resistance during the project.
Ensure the plan addresses key concerns and enhances collaboration among stakeholders.
10. Membuat Laporan Spesifik per Industri
Sebagai pemimpin, ada suatu waktu dimana Anda perlu mempresentasikan sesuatu ke pemimpin dengan waktu nan sangat terbatas. AI dapat membantu Anda menganalisis info dan tren industri nan ada dan menyusunnya dalam laporan nan jelas dan informatif, nan bakal mempercepat proses pengambilan keputusan tanpa perlu waktu riset nan panjang.
Caranya:
● Masukkan info alias tren industri secara umum ke AI, baik berupa laporan pasar, info penjualan, alias apalagi observasi umum tentang perubahan dalam industri tersebut
● Minta AI untuk membikin kajian terstruktur mengenai dinamika pasar nan ada, pergerakan kompetitor, dan kesempatan nan ada di sektor tersebut
● Berdasarkan kajian AI, minta AI untuk membuatkan laporan nan bisa digunakan untuk obrolan strategi alias presentasi kepada pemimpin alias tim eksekutif.
Contoh Prompt:
Act as a professional market analyst. I have attached the info and industry trend in Education industry.
Based on the provided data, create a structured market analysis report for the education industry that includes:
● Current market dynamics and trends in AI adoption within the education sector
● Competitor movements, including the launch of similar features by key players (e.g.,[Competitor Name])
● Opportunities for growth, focusing on potential areas for product differentiation or new innovations.
Ensure the report is clear, actionable, and suitable for strategic discussions with the executive team.
(rns/rns)